Как правильно и успешно организовать конференции и тренинги

Проведение конференций, семинаров и тренингов давно практикуется среди украинских производителей и крупных фирм. К данному событию начинают подготовку за несколько недель или месяцев, в зависимости от масштаба мероприятия. Необходимо поставить четкую цель, правильно организовать и хорошо спланировать тренинги или конференции, что будет гарантировать их полезность.

Тематика мероприятия
Цели, для которых будут проводиться мероприятия, могут быть самыми разными. Это могут быть:
• научные конференции;
• рекламные мероприятия;
• тренинги для повышения квалификации и уровня знаний сотрудников.
В зависимости от тематики, ведутся разные подготовительные работы. К примеру, чтобы устроить научную конференцию, придется задействовать работников исследовательских институтов, подготовить соответствующий конференц-зал, позаботиться об аппаратуре и т.д.
Рекламные мероприятия предполагают присутствие спонсоров, а значит, должны быть созданы соответствующие условия, фуршет, хорошая презентация.
Тренинги в стране пользуются особой популярностью. Крупные компании имеют филиалы во многих городах. Чтобы научить сотрудников чему-то новому, обсудить реализацию нового продукта на рынке, усовершенствовать навыки работы, сотрудников приглашают на тренинги. Здесь нужно позаботиться как о самой программе проводимого мероприятия, так и о пропитании и проживании людей. Это предполагает немалые затраты, но имеет хороший эффект.

Где проводить мероприятие
Место проведения мероприятия зависит от целей, количества людей и масштаба. Организаторы должны заранее определиться с арендой помещения или выделить отдельное место в офисе. Следует предусмотреть и то, как люди будут добираться до места мероприятия, все ли местные и смогут ли самостоятельно прибыть к месту назначения, зная лишь адрес.
Комфортные условия во многом зависят от места, выбранного для тренинга или семинара. А чтобы человек, посетивший их, извлек максимальную пользу от поездки, нужно все четко спланировать.

Привлечение руководства
Монотонная речь одного человека сделает мероприятие скучным и не интересным. Плюсом будут приглашенные гости, это могут быть представители руководства, или привлеченные эксперты. Особенно полезно присутствие на тренингах руководящего состава, когда у сотрудников есть возможность пообщаться напрямую с начальством и задать интересующие вопросы.
Не обязательно приглашать генерального директора или главу фирмы, достаточно менеджера по закупкам или главы отдела кадров, маркетингового отдела и т.д.
Это по-настоящему сплотит команду, даст почувствовать рядовым сотрудникам их важность в деятельности организации.

Организационные вопросы
Больше всего времени и сил уйдет на саму организацию тренингов или конференций. Необходимо позаботиться о питании участников, забронировать необходимое количество номеров отеля, осуществить расчеты командировочных.
Организация питания – также немаловажная часть мероприятия. При недлительной конференции, выгодно использовать кофе-брэйк. Если же люди приехали на несколько дней, следует учесть и их пропитание. Отлично, если офис оборудован своей кухней, но так не везде. В противном случае, лучше воспользоваться доставкой. В объявлениях можно подыскать любые варианты, включая горячее, закуски и десерты.
Перед мероприятием, необходимо заранее позвонить и узнать, смогут ли обеспечить нужное количество человек пищей и оговорить сумму.
Организаторы тренингов всегда включают в расходы и проезд своих работников. В таком случае, необходимо осуществить сбор всех билетов и возврат потраченных средств через бухгалтерию.
Отель должен находиться недалеко от места мероприятия, необходимо учесть и расходы на трансфер (такси или заказанный автобус). Можно заранее заказать транспорт или обзавестись парочкой номеров проверенных служб такси.
Тщательно спланированное мероприятие – залог успеха, который целиком зависит от организатора.